“Existen notables diferencias entre las políticas de eventos que las empresas establecen y las actuaciones que finalmente se llevan a la práctica”. Esta, cuanto menos preocupante afirmación, es la conclusión a la que llega American Express Meeting & Events después de realizar un estudio en el que se recoge el testimonio de importantes profesionales del sector a nivel nacional e internacional.
El análisis desvela que el 51% de los planificadores de eventos entrevistados opina que el riesgo no está adecuadamente contemplado por sus empresas. Asimismo, un 52% de ellos no cuenta con un presupuesto cerrado en el momento en el que empieza a planificar el evento en cuestión.
Frente a la realidad de que la mitad de los planificadores no trabajan con un presupuesto cerrado, el estudio indica que el 82% de los directivos recomienda precisamente lo contrario: un presupuesto cerrado a la hora de planificar el evento. Asimismo,las empresas parecen gastar innecesariamente por no ejecutar los seguros de cancelación o impago. El 36% de los travel managers no suelen contratar este tipo de seguros y el 50% de los directivos (marketing, recursos humanos, compras...) aseguran que las políticas de sus empresas no los requieren.
Por su parte, Milton Rivera, vicepresidente mundial de Desarrollo de Negocio de American Express Meetings Events, afirma que el no contar con un plan de gestión de riesgos asociado a la realización de reuniones y eventos puede traer "graves consecuencias, tanto financiera como legales y de reputación de marca para las empresas". Entre las recomendaciones para atajar esta situación, Rivera apunta el incorporar un anexo en el contrato de la organización del evento de contratación de todos los servicios adicionales y la asignación de las personas de la empresa autorizadas en la firma de contratación de servicios.
El consejo de Rivera es utilizar herramientas tecnológicas adhoc para apoyarse en presupuestos estimados, centralizar los costes y maximizar el control de gastos asociados al evento, pero el 85% de los directivos no disponen de ellas.
Otra brecha se abre en materia de seguridad. El estudio refleja que el 64% de los planificadores de eventos y el 50% de los directivos no disponen de un plan de localización de los asistentes a un evento en situaciones de emergencia. Siendo la seguridad un aspecto crítico en todos los eventos, el directivo de American Express indica que "es imprescindible tener un protocolo operativo que contemple un plan de contingencia constantemente actualizado para situaciones de emergencia y posibles fallos técnicos".
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