'Evento' mejor que 'acto'

I Congreso Universitario de Comunicación y Eventos que tan brillantemente ha promovido de forma reciente en Madrid el Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE) y la Universidad Camilo José Cela UCJC), ha servido para apagar algunas voces críticas puestas de manifiesto al analizar la idoneidad de la palabra evento en su actual significado.

La utilización del término evento no gusta en determinados ambientes pero los argumentos expuestos no justifican, en absoluto, esta actitud. Estos mismos creen que echando mano de la palabra acto está definido en toda su extensión lo que se pretende decir con evento. Y no llevan razón por los motivos que ahora comentaré.

La RAE define, genéricamente, el sustantivo masculino singular evento como “acaecimiento”, es decir, algo que acaece, acontece o sucede señalando acto como un hecho público o solemne cuando lo cierto es que podríamos citar ejemplos de eventos poseedores de otras cualidades pero carentes de solemnidad.

Sinceramente, creo que la palabra evento goza en la actualidad de más seguidores porque la mayoría nos inclinamos por su origen etimológico (del latín eventus) que traducido libre y descontextualizadamente, el evento resulta ser un hecho con resultados y consecuencias.

A pesar de ello, no haríamos bien en malgastar tiempo en intentar convencer a estas alturas de que evento es algo que va a acontecer, que interesa al público, mucho o poco, y cuya organización, vigilancia y responsabilidad corresponde a disciplinas en cuya enseñanza y adiestramiento está volcado el ISPE. Para más información, conocer que el tratamiento anglosajón utiliza event, sin más.

En lo que sí deberíamos emplear tiempo y esfuerzo, sustituyendo el dicho popular de que “pleitos tengas y los ganes”,  por el de “eventos tengas y los organices”, es en dotar de un mayor dinamismo y prosperidad a este tipo de actividad que, poco a poco, va descubriendo sus posibilidades reales de consolidarse definitivamente contribuyendo de forma decisiva a la superación de la crisis económica de nuestro país.

O sea, lo dicho, eventos y cuantos más mejor.

El 52% de los profesionales de eventos no cuenta con un plan de gestión de riesgos

“Existen notables diferencias entre las políticas de eventos que las empresas establecen y las actuaciones que finalmente se llevan a la práctica”. Esta, cuanto menos preocupante afirmación, es la conclusión a la que llega American Express Meeting & Events después de realizar un estudio en el que se recoge el testimonio de importantes profesionales del sector a nivel nacional e internacional.

El análisis desvela que el 51% de los planificadores de eventos entrevistados opina que el riesgo no está adecuadamente contemplado por sus empresas. Asimismo, un 52% de ellos no cuenta con un presupuesto cerrado en el momento en el que empieza a planificar el evento en cuestión.

Frente a la realidad de que la mitad de los planificadores no trabajan con un presupuesto cerrado, el estudio indica que el 82% de los directivos recomienda precisamente lo contrario: un presupuesto cerrado a la hora de planificar el evento. Asimismo,las empresas parecen gastar innecesariamente por no ejecutar los seguros de cancelación o impago. El 36% de los travel managers no suelen contratar este tipo de seguros y el 50% de los directivos (marketing, recursos humanos, compras...) aseguran que las políticas de sus empresas no los requieren.

Por su parte, Milton Rivera, vicepresidente mundial de Desarrollo de Negocio de American Express Meetings Events, afirma que el no contar con un plan de gestión de riesgos asociado a la realización de reuniones y eventos puede traer "graves consecuencias, tanto financiera como legales y de reputación de marca para las empresas". Entre las recomendaciones para atajar esta situación, Rivera apunta el incorporar un anexo en el contrato de la organización del evento de contratación de todos los servicios adicionales y la asignación de las personas de la empresa autorizadas en la firma de contratación de servicios.

El consejo de Rivera es utilizar herramientas tecnológicas adhoc para apoyarse en presupuestos estimados, centralizar los costes y maximizar el control de gastos asociados al evento, pero el 85% de los directivos no disponen de ellas.

Otra brecha se abre en materia de seguridad. El estudio refleja que el 64% de los planificadores de eventos y el 50% de los directivos no disponen de un plan de localización de los asistentes a un evento en situaciones de emergencia. Siendo la seguridad un aspecto crítico en todos los eventos, el directivo de American Express indica que "es imprescindible tener un protocolo operativo que contemple un plan de contingencia constantemente actualizado para situaciones de emergencia y posibles fallos técnicos".

Protocolo en la entrevista de trabajo

¿Sabe usted qué vestimenta es la adecuada para una entrevista laboral? ¿Qué decir o hacer para dar una buena impresión y no caerle mal a un empleador? El protocolo para entrevistas es una parte importante del éxito de una búsqueda, si bien con frecuencia no es tenido en cuenta.

Hoy en día, por más que el ambiente laboral es más distendido en lo que a vestimenta se refiere, para los empleadores la apariencia sigue pesando lo suyo. Victoria Goñi, Directora de RR.HH. de una empresa de servicios, opina: “Demasiadas personas –tanto jóvenes como de mayor edad– han perdido la noción de lo que es la vestimenta ejecutiva adecuada. La ropa descuidada, demasiado sexy, sucia, arrugada, percudida o desteñida es totalmente inapropiada para un lugar de trabajo”.

Vístase bien y en forma conservadora. Deje en su casa las calzas, el arito para la nariz, la tintura verde para el pelo, los buzos enormes y holgados, las remeras con inscripciones obscenas, el taco aguja, los vaqueros de tiro corto, las polleras micro-mini o la ropa interior a la vista. Según el Gerente de RR.HH. Roberto Rossi, Pretender que el empleador lo ‘acepte a usted tal cual es’ es una actitud genial si su intención es que nunca lo ascendamos o lo contratemos.

Para no tener que estar adivinando a la hora de decidir qué ponerse, vístase un poco más formal que un gerente promedio. Si la mayoría se pone jeans y una camisa sport, use jeans con saco y corbata. Si todos están de saco y corbata, póngase un traje. ¿Todos de traje? Preséntese con su mejor ambo.

La prolijidad es tan importante como la vestimenta adecuada. Lústrese los zapatos. La ropa debe estar limpia y bien planchada, no tiene que quedarle ni grande ni chica. Nada de sietes, agujeros o botones que faltan. El cabello debe estar bien peinado y las uñas limpias y recortadas. Que no se le vaya la mano con el maquillaje o la colonia.

Practique cómo da la mano, cómo mira a su interlocutor y cómo usa su lenguaje corporal. 

Salude al entrevistador con una sonrisa y ofrezca un apretón de manos firme. No hay nada que deje una impresión peor que dar la mano en forma debilucha y con dos dedos. El contacto ocular es fundamental, y transmite la sensación de que tanto usted como su mensaje son creíbles. En la reunión, no se quede sentado estoicamente con expresión ausente. Dará la impresión de “estar en otra” o incluso de estar poco interesado; lo tomarán por parco, aburrido y mecanizado. Sea usted mismo, sonría, mire a los ojos y utilice entonaciones vocales para subrayar lo que dice y ser agradable. Los movimientos, los gestos, la postura y las expresiones del rostro son una parte importante del desempeño general. Una sonrisa sincera envía un mensaje afable que da confianza.

Quejas y reclamaciones

Aquí os dejo un vídeo explicativo sobre cómo debemos gestionar una queja o una reclamación dependiendo del perfil del cliente con el que estemos tratando. Espero que os resulte interesante puesto que ya sabemos qué son, aprender cómo desenvolvernos en esta situación.

Políticos delatados por sus gestos - Lenguaje corporal de los más influyentes

Aquí os dejo un documental en el que se analiza el lenguaje corporal de algunos de los políticos más influyentes o conocidos por nosotros. ¿Qué emociones expresan? ¿Cómo detectar cuando mienten? ¿Por qué unos políticos son más carismáticos que otros?

¿Cómo saludar en diferentes partes del mundo?

Debido a que en cada país se pueden encontrar diversas formas diferentes de saludos, nos centraremos en algunas de las más curiosas de cada continente:

ASIA

No existe ningún tipo de contacto, ya que simplemente es una leve reverencia.

Los japoneses saludan inclinando la cabeza. Los besos amorosos no se dan en la boca ya que es una forma de dar y recibir energía espiritual y por ello se dan en el cuello o en las manos.

En la India, colocan las palmas de las manos juntas pegadas una contra la otra, a la altura del pecho debajo de la barbilla diciendo “Namaste” y si la persona tiene una categoría alta también se inclinan y le tocan los pies en señal de respeto. Las mujeres pueden dar la mano a un hombre occidental, pero nunca lo harán con un caballero indio. Los indios solamente utilizan la mano derecha para saludar o despedirse.

En la antigua China, los estudiantes saludaban cubriendo el puño izquierdo con la palma derecha significando paz y buenaventura. Esto llegó a ser el saludo tradicional chino.

EUROPA

Lo normal en los países que forman parte de este continente es dar besos y el apretón de manos.
En España lo habitual es un apretón de manos cuando no se conocen dos caballeros y dos besos si son conocidos. Entre mujeres y hombres se suele dar dos besos aunque también se puede dar un apretón de manos si no hay confianza.
En Italia también son dos besos sin importar el sexo siempre que sean conocidos y el apretón de manos para desconocidos.

En Bélgica, Alemania, Suiza y Holanda lo normal es dar tres besos, empezando por la derecha. En Holanda también se suele dar entre los hombres y mujeres conocidos un pequeño beso en la boca.

En Rusia dan tres besos y en algunas regiones pueden llegar hasta a ser seis besos. Otra costumbre muy antigua es besarse en la boca.

ÁFRICA

Para la Tribu Ngá, en el norte de Malawi en África, los hombres se saludan sacudiendo el miembro viril del contrario. Con el número de sacudidas indica diferentes cosas:
Dos sacudidas o incluso tres si son familiares (Tres es para un grado de mayor aprecio)
Cuatro sacudidas puede incitar a creerse como una posición homosexual.
Las mujeres se dan apretones en los pechos (con la misma clasificación anterior).
Un saludo entre un hombre y mujer se realiza de igual forma, tocándose las partes íntimas. Esto se debe a que en la antigüedad consideraban que era un peligro besarse ya que el alma se les podía escapar por la boca.

OCEANÍA

De todos es conocido el saludo de los esquimales, pero encontramos la tribu de los maoríes de Nueva Zelanda donde siguen saludándose con el “Hongi”, un saludo tradicional que consiste también en frotar sus narices.

Es un gesto que muestra proximidad, amistad y también es signo de hospitalidad. Las chicas nunca besan en la boca a sus amados, sino que pegan la nariz a la de su pareja y aspiran durante unos instantes

AMÉRICA

En América del Norte sólo utilizan el apretón de manos tanto a nivel social como profesional, ya que sólo besan a sus parejas y familia. En cambio en América del Sur aunque sigue siendo común el apretón de manos, es más común darse un solo beso en la mejilla. En Argentina los hombres se suelen dar dos besos.

Protocolo telefónico

En la mayoría de las ocasiones, el primer contacto que se tiene con una empresa es por medio del teléfono, y si no respondemos de forma correcta, estamos proyectando una mala imagen de nuestra empresa. Cuide esta primera impresión. Procure disponer de personal con una voz clara (con buena vocalización) y agradable para responder al teléfono. Hay que responder con seguridad a cualquier llamada, para dar la impresión de control total de la situación.

La forma de responder una llamada en la empresa difiere ligeramente, de la particular. Lo habitual es responder con el nombre de la empresa seguido por "dígame". Después de responder la llamada, se suele preguntar ¿Quién le llama? o ¿De parte de quién?

Todas las llamadas deben ser contestadas o al menos apuntadas. Quién la hizo, a qué hora, para qué y para quién era. Al contestar al teléfono procure no comer chicle ni tener nada en la boca. Si está tomando algo, diga que esperen un momento. Aunque conozca a la persona que llama, trátela con el debido respeto, sin olvidar su correspondiente tratamiento, al menos en el trabajo. Fuera de él, es otra cosa. No utilice, en la medida de lo posible, a su secretaria para llamadas personales. Es más elegante hacerlo directamente.

No repercuta situaciones personales al contestar (por ejemplo, no conteste de forma brusca, si está enfadado). No tape el auricular con la mano, para hablar de la persona que llama, se suele oír todo y es de mala educación. Mantenga la calma, aunque quien llama pierda los nervios o sea un grosero; tenemos que saber mantenernos en nuestro puesto con calma. Utilice siempre el tratamiento de Señor con el apellido y el de Don con el nombre para referirse a las personas, es muy común confundirlo y no queda demasiado bien.

Ceder el paso, una cuestión de educación

Allá por el año mil setecientos y pico se empezaban a construir en Madrid las primeras aceras, pues anteriormente a estas obras era todo calzada. Pero surgió el problema de que esta nueva construcción era un poco estrecha para los viandantes acostumbrados a caminar y pasear con amplitud.

Surgía el planteamiento, nuevo, del encontronazo. ¿Quién cedía el paso en el caso de encontrarse varias personas en una acera y circulando en direcciones opuestas? ¿Cedía el de la derecha o el de la izquierda?

Esta cuestión preocupaba tanto al Corregidor de la Villa de Madrid, el Marqués de Vadillo, que decidió hacer una consulta al Rey Carlos III, con la intención de publicar un bando haciendo referencia a tal cuestión.

Hecha la consulta, el Rey le contestó lo siguiente: "Publica que debe ceder la acera el que tenga mejor educación". Esta ingeniosa respuesta encierra mucha sabiduría. Y es aplicable a muchas situaciones que no solo tienen que ser un "encontronazo" en una acera.

En muchas ocasiones nos obstinamos en hacer algo que nos corresponde o en ubicarnos en algún lugar determinado, obviando que esta obstinación puede ser un detalle que hable sobre nuestra educación. Y a los hechos nos remitimos, conociendo todo el mundo situaciones de este tipo (y más aún, las personas que se dedican al mundo del protocolo y las relaciones públicas). Algunas veces, tener mucho rango social o un buen cargo, no significa tener muy buena educación.

Curiosidades del protocolo en la mesa: ¿por qué los cuchillos son de punta redonda?

Los cuchillos, en sus inicios, al ser además de un instrumento de corte un instrumento bélico, e incluso un instrumento de pincho (haciendo las funciones de tenedor) tenía en su extremo forma puntiaguda.

El redondeo en su extremo superior, al menos en los cuchillos de mesa, viene de la época de Luis XIII (1601-1643), y más concretamente del conocido y temido Cardenal Armand Jean du Plessis Richelieu (1585-1642). 
Los actos sociales organizados por el Cardenal eran conocidos en toda Francia, pero había una cosa que desagradaba de forma notable al Cardenal. El uso, por algunos de sus invitados, del cuchillo como mondadientes y como instrumento de manicura. Y en especial, de su invitado el Canciller Pierre Séguier, habitual en sus fiestas. El Cardenal no soportaba ver como el Canciller utilizaba, con suma destreza, la punta del cuchillo como mondadientes.

Richelieu, sagaz e inteligente, no lo dudó un momento. Ordenó a su servicio que redondease todas las puntas de sus cuchillos para sorpresa de sus invitados.

Pero esta acción no sólo tuvo repercusiones en los banquetes del Cardenal, sino que la idea se fue extendiendo por toda la corte llegando a propagarse poco a poco por todo el mundo.

Comunicación no verbal: Negocios

Cómo se transmite un mensaje es, a veces, más importante que su contenido.

Mucha gente puede pensar que en una negociación con éxito las partes que intervienen deben dominar a la perfección las habilidades lingüísticas de la negociación, y hasta cierto punto, tienen razón. Sin embargo muchos negociadores no prestan atención a la comunicación no verbal y pasan por alto que la mayoría de los mensajes no verbales se lanzan involuntariamente.

Podemos destacar seis aspectos importantes del lenguaje no verbal:

1. Distancia entre personas durante una conversación
Las personas tienen diferentes opiniones acerca de cuál es la distancia adecuada en una conversación. Según estudios realizados, parece que hay cuatro distancias principales: íntima, personal, social y pública. En situaciones de negocio, es la distancia social la que utilizamos para comunicarnos y se traza desde 1'30 metros a 3 metros. Hay que tener muy en cuenta que también varía en función de la personalidad y de la cultura.

2 La imagen y el contacto físico
Con la apariencia física también enviamos mensajes. Juega un papel muy importante en la primera impresión. Necesitamos ser conscientes del efecto que nuestra imagen tiene en la comunicación no verbal. Ser conscientes de este aspecto nos permite potenciar nuestras ventajas naturales, sin embargo, es más importante darnos cuenta de aquellos puntos que debemos  mejorar.

Hay estudios que han demostrado que el atractivo físico afecta la manera en la te percibes a ti mismo y la forma en la que te perciben los demás. La ropa que usamos afecta a la percepción de credibilidad, simpatía, atractivo y dominación pero los investigadores están de acuerdo en que el efecto más potente está en la credibilidad. 

3 Contacto visual
Este es un aspecto importante del lenguaje no verbal. Se podría elaborar una lista de “reglas” sobre el contacto visual:  mirar o no mirar, cuando  mirar y durante cuánto tiempo, y a quién mirar o a quién no hacerlo. En conversaciones en las que las personas se conocen, la cultura americana exige que debe haber contacto visual. Esto se aplica tanto para el que habla como para el que escucha. Para cualquiera de los dos no mirar a la otra persona podría implicar desprecio, impaciencia, entre otras cosas, incluso en un discurso público debería haber mucho contacto visual. Si un ponente se dedica solo a leer el documento sin ser capaz de levantar la cabeza tan solo unos instantes para mirar a la audiencia estaría muy mal visto.

La diferencia en la interpretación de un gesto visual aparentemente sencillo es una lección de diversidad cultural que no es fácil de olvidar.
Por ejemplo, la cultura china evita el contacto visual directo para mostrar cortesía o respeto, mientras que  los estadounidenses consideran que mirar a los ojos es síntoma de sinceridad y, no hacerlo, signo de falsedad.

4 La expresión facial

La cara es probablemente la fuente más importante de la comunicación no verbal. Es capaz de transmitir varias emociones al mismo tiempo. La cara no sólo es el canal más expresivo, sino que también parece ser el tipo de comportamiento no verbal que a la gente le cuesta más controlar. Sin embargo, las expresiones faciales se tienen que interpretar en cada contexto cultural y con precaución.

5 Gestos
Los gestos son el movimiento expresivo de una parte del cuerpo, especialmente de las manos y la cabeza. La gente habla con sus manos, pero lo que significa depende de cada cultura. Al igual que con el lenguaje verbal, el código del lenguaje no verbal no es universal. Los mismos gestos tienen diferentes significados en diferentes culturas.

Sisear con el dedo índice en los labios significa silencio en el Reino Unido, Estados Unidos y en España, pero este mismo gesto significa desaprobación si se hace en China.

6 La postura

La forma en que una persona se mueve aporta mucha información. Personas de diferentes culturas aprenden a sentarse, y a caminar de manera diferente. El impacto de la cultura sobre la comunicación no verbal es tan fuerte que incluso las personas con gran experiencia en la comunicación entre  culturas podrían no ser conscientes de cómo el significado de un acto no verbal varía de una cultura a otra. La esposa de un ex presidente de los Estados Unidos se dice que dejó boquiabiertos a sus anfitriones árabes cruzando las piernas durante una reunión pública, puesto que esta postura se considera muy indecente en la cultura árabe.

Aunque también podemos hablar de similitudes. En general, caminar erguido, con los hombros hacia atrás, con la cabeza alta demuestra confianza, energía y seguridad en sí mismo, y se consigue mayor atención por parte de nuestra audiencia. Por el contrario una postura relajada, los brazos sin cruzar, y con falta de rigidez indican apertura y sin obstáculos de comunicación. Por otro lado, los movimientos bruscos, brazos y piernas cruzadas pueden ser señal de desafío, de desinterés o falta de actitud de escucha.